01 — Ablauf
Sechs Schritte bis zum ersten Zugang.
Zwischen dem ersten Gespräch und dem Moment, in dem die Gegenseite den Datenraum öffnet, liegen sechs Schritte. Der erste dauert eine halbe Stunde, der vierte so lange, wie Ihre Unterlagen brauchen. Die übrigen sind Minuten.
01
Erstgespräch
Wir gehen den Vorgang durch: welche Parteien beteiligt sind, welche Unterlagen erwartet werden und wer davon was sehen darf. Daraus ergibt sich, welches Paket trägt und ob der Betrieb bei uns oder bei Ihnen liegen sollte.
02
Datenraum aufsetzen
Sie erhalten einen leeren Datenraum mit Ihrer Verwaltungsgruppe. Ist ein eigenes Erscheinungsbild gebucht, wird es hier hinterlegt — Marke, Farben, Logo für helle und dunkle Flächen.
03
Struktur und Rechte
Laden Sie Ihre Information Request List hoch, und Index und Ordnerbaum entstehen daraus. Danach die Gruppen, dann die Regeln. Weil Ordner ihre Rechte nach unten vererben, ist die Struktur die eigentliche Rechtevergabe — deshalb steht sie vor den Dokumenten.
04
Dokumente einspielen
Sie laden hoch, der Rest passiert von selbst: klassifizieren, einsortieren, lesbar machen, indexieren. Große Bestände kommen als Archiv herein und werden auf Anforderung in einzelne Dokumente aufgelöst. Fassungen ersetzen einander, ohne dass die alte verloren geht.
05
Bieter einladen
Eingeladen wird in eine Gruppe, nie einzeln. Wer einer Bieterversion zugewiesen ist, sieht die Dokumente nur noch in der für sie geschwärzten Fassung — und dort nichts, wo diese Fassung fehlt.
06
Closing und Archiv
Zum Abschluss entsteht ein Übergabepaket mit den Dokumenten in dem Stand, den die jeweilige Gruppe gesehen hat, dazu der vollständige Audit-Trail. Danach kann der Datenraum geschlossen werden, ohne dass der Nachweis verloren geht.